Blogi: Sari Marita Ikäheimo 2.10.2023
Palauta mieleesi viimeisin palaveri työpaikaltanne. Kuinka paljon siinä oli asioita, jotka olivat tiedotettavia ja olisit voinut lukea niistä? Kuinka paljon oli keskeytyksiä jonkun tullessa myöhässä, toisen poistuessa puhumaan puhelimeen tai aiemmin paikalta? Kuinka moni työskenteli samaan aikaan omalla tietokoneellaan jne.? Aika tuttua monille ja samalla turhauttavaa.
Olen usein miettinyt, kuinka paljon aikaa palavereihin käytetään, mutta niiden suunnitteluun yllättävän vähän. Onneksi hyviäkin kokemuksia on. Jokainen palaveriin osallistuja tulee erilaisista tilanteistaan, joten hyvin valmistautunut koollekutsuja huomioi osallistujien virittämisen alkavaan palaveriin. Virittäytyminen voi olla vaikkapa kysymällä lyhyet kuulumiset tai mikä on ollut päivän ilahduttavin hetki jne. Virittäytymisellä luodaan tilaa läsnäololle ja asioiden käsittelyn focusoinnille. Samalla käydään palaverikäytäntöihin liittyvä keskustelu tai muistutetaan niistä, jos ne on jo sovittu aikaisemmin.
On ollut helppoa ja selkeää osallistua palaveriin, jossa on tiennyt, mikä kokoontumisen tavoite on, miksi on kutsuttu mukaan ja mitä odotetaan sekä miten palaveriin on ollut hyvä valmistautua. Palavereihin valmistautumisessa on myös parannettavaa. Kun etukäteen lähetettyä materiaalia ei ole edes avattu, saatikka siihen tutustuttu, on vaikeaa ottaa myöskään kantaa asioihin. Vastuu on siis myös osallistujalla. Suunnittelemattomilla palavereilla harvoin myöskään saavutetaan mitään sellaista, mitä ei olisi voitu saavuttaa muilla keinoin.
Hyvänä suunnitteluna näkyy myös se, että palaverin tavoitteiden myötä myös palaveriin osallistujat on mietitty. Palaverien kohdistaminen niihin, joita asiat koskevat, vähentävät muiden turhautumista. Myös kokoontumisen kestolla on merkitystä, sillä liian pitkät palaverit vievät keskittymistä pois. Silloin tulisi miettiä muita menetelmiä osallisuuden toteuttamiseksi. Kun palaverin kesto on rajattu tavoitteen mukaiseksi, on osallistujien helpompi pitää mielenkiintoaan yllä.
Kun kokoonnutaan yhteen, on kaikkien osallistujien kannalta rikkaampaa, kun yhteiselle keskustelulle luodaan puitteet: aikaa ja psykologista turvallisuutta. Liian usein yksi puhuu, eikä esitystä uskalleta kyseenalaistaa tai tehdä kysymyksiä, niitä ”tyhmiäkin”. Osallisuus ja motivaatio vahvistuu, kun osallistujat saavat käyttää aivojaan ja tuoda näkemyksiään.
Pitkän työhistoriani aikana, en ole koskaan ollut kutsuttuna palaveriin, jonka jälkeen olisi pyydetty palautetta siitä, mikä toimii ja mikä ei. Kuinka hyödyllistä olisikaan koollekutsujalle saada tietoa, miten kehittää palavereja. Silloin myös osallistujien kokemus osallisuudesta jälleen vahvistuu.
Kerro omat hyvät kokemuksesi LinkedInissä.
Kirjoittaja on Sari Marita Ikäheimo, joka luonnehtii itseään SopuSoinnun laineilla kulkijaksi, Elämän etsijäksi, Kauneuden kokijaksi, Valon ja Ilon täyttämäksi. Sari Marita on toinen tämän sivuston perustajista ja ylläpitäjistä sekä yrittäjänä SopuSointu hyvinvointipalveluissa työnohjaajana, ratkaisukeskeisenä lyhytterapeuttina, kouluttajana ja joogaopettajana.
Sari Maritan ajatuksiin ja palveluihin pääset tutustumaan LinkedInissä ja Sopusointu hyvinvointipalvelut