Pohdiskelin taannoin blogissani ’Näin nyt vain on aina tehty’ sitä, mikä estää tietoa muuttumasta toiminnaksi? Erityisesti työelämässä vaateita uusille tavoille toimia, oppia uutta, on paljon. Vanhat, totutut tavat ja toimintakulttuuri eivät automaattisesti ole huonompia uuteen verrattuna. Kuitenkin molempien hyötyjä ja haittoja tulisi arvioida yhdessä johdon ja henkilöstön kanssa. Se mikä auttaa siirtymään tiedosta toimintaan, ei ole avaruustiedettä, vaan kaikille mahdollista.
Yllättäen, jo pelkkä tavoitteiden selkeä asettaminen auttaa keskittymään ja motivoi toimintaan. Usein tavoitteiden laatiminen on liian yleisellä tasolla ja epämääräistä. Kun ne ovat mahdollisimman tarkat ja selkeästi määritellyt, siitä mitä haluamme saavuttaa, tiedämme jo suunnan, mitä se meiltä edellyttää. Pelkkä tavoitteiden konkretisointi ei kuitenkaan riitä, vaan tarvitaan suunnitelma, jossa tehtävät pilkotaan pienempiin ja hallittaviin osiin ja määritellään, kuka tekee ja mitä sekä toteutuksen aikataulu.
Uuden opettelu ja vieminen käytäntöön vaatii rutiinien luomista eli toimintoja toistetaan niin, että niistä tulee tapoja. Usein uudet toimintatavat eivät kosketa vain yksilöä tai tiimiä, vaan niihin liittyy sisäisiä- ja ulkoisia yhteistyötahoja, joiden kanssa on tärkeää paitsi tiedottaa uudesta toiminnasta, myös sopia heidän rooleistaan.
Oman kokemukseni mukaan heikoin lenkki uuden toiminnan käynnistämisessä on edistymisen seuraaminen ja arvioiminen. Siitä tulee sopia jo suunnitelmaa tehdessä eli milloin toiminnan edistymisen tarkasteluun palataan. Esihenkilöillä on tärkeä rooli uuden toiminnan pitämisessä esillä keskusteluissa, niin virallisissa kuin epävirallisissa kohtaamisissa. Arviointi yhdessä työntekijöiden kanssa on tärkeää ja vahvistaa osallisuutta. Mahdollisten muutosten tekeminen ylläpitää myös motivaatiota tekemiseen jatkossakin. Yhtä tärkeää kuin arvioiminen, on myös edistymisen huomioiminen ja palkitseminen. Vähimmillään palkitseminen on kiitosta edistymisestä, mutta myös välitavoitteita saavutettaessa se voi olla jokin yhteisesti sovittu palkinto.
Ajan resurssointi edellä kuvattuihin toimintoihin, paitsi luo rytmiä tekemiseen, mahdollistaa myös moniäänisen asioiden tarkastelun ja uudet näkökulmat sekä säästää turhilta epäselvyyksiltä, jopa turhautumiselta. Istutaan siis alas ja käytetään se aika, mitä uuden tiedon saattaminen käytännön tekoihin vaatii – se maksaa itsensä monin verroin.
Kirjoittaja, sopusoinnuttaja Sari Marita Ikäheimo on toinen tämän sivuston perustajista ja ylläpitäjistä sekä yrittäjänä SopuSointu hyvinvointipalveluissa työnohjaajana, ratkaisukeskeisenä lyhytterapeuttina, Nepsy valmentajana, kouluttajana ja joogaopettajana.
Sari Maritan palveluihin ja ajatuksiin pääset tutustumaan SopuSointu Hyvinvointipalveluissa ja LinkedInissä.